Ettevõttesisese teavituskanali poliitika

1. Sissejuhatus

Ruukki Products AS ("Ettevõte" või "meie") püüdleb avatud ettevõtluskliima ja kõrgete ärieetika standardite poole. Soovime, et meie töötajad tunneksid end mugavalt, tõstatades töökohal probleeme ning saaksid rikkumistest teatada tundmata seejuures hirmu kättemaksu ees. Kõiki töötajaid julgustatakse teatama rikkumistest, et oleksime neist õigeaegselt teadlikud ja saaksime lahendada olukordi, mis võivad ohustada ettevõtet või meie töötajaid. Kõiki teateid 

Töötajatel on võimalus rikkumistest teatada ka oma juhile või Eetikaliini kaudu. Teave selle kohta, kuidas meie töötajad peaksid edasi tegutsema ja millist kaitset nad saavad, kui nad teatavad rikkumistest oma juhile või Eetikaliini kaudu, on kättesaadav intranetis. 

2. Ettevõttesisene teavituskanal

Kooskõlas Euroopa Liidu direktiiviga 2019/1937 isikute kaitse kohta, kes teatavad liidu õiguse rikkumistest (nn "Teavitaja direktiiv"), on töötajatel teatud juhtudel võimalus teatada rikkumistest ettevõttesiseste teavituskanalite kaudu, kus juhtumit käsitlevad spetsiaalselt määratud isikud igas ettevõttes. Teavitaja direktiiv on Eestis rakendatud "Tööalasest Euroopa Liidu õiguse rikkumisest teavitaja kaitse seadusega" (edaspidi "Teavitaja kaitse seadus"), mis tagab suurema kaitse kättemaksu (negatiivsete tagajärgede) vastu vastavalt teatud tingimustele neile, kes teatavad rikkumistest oma töökohal (nn Teavitajad). Ettevõttesisene teavituskanal on loodud kooskõlas Teavitaja kaitse seaduse nõuetega.

3. Kes on kaitstud Teavitaja kaitse seaduse alusel?

Selleks et isik oleks kaitstud Teavitajana vastavalt Teavitaja kaitse seadusele, peab ta kuuluma ühte järgmistest kategooriatest: töötajad, endised töötajad, tööle kandideerijad, vabatahtlikud või praktikandid, ajutiselt palgatud personal või muud isikud, kes täidavad ettevõtte heaks tööülesandeid, füüsilisest isikust ettevõtjad või konsultandid, ettevõtte administratiiv-, juhtimis-või järelevalveorganite liikmed, ettevõtte aktsionärid, isikud, kes töötavad ettevõtte lepingupartneri heaks.

4. Millest võib teatada ettevõttesiseses teavituskanalis?

Selleks et isik oleks kaitstud Teavitaja kaitse seaduse alusel, võib ettevõttesiseses teavituskanalis esitatud teade käsitleda ainult tööalases kontekstis (kahtlustatava) rikkumise kohta järgmistes olukordades:

(i) kus on avalik huvi selle avalikustamise vastu või

(ii) mis hõlmab (kahtlustatavaid) tegevusi või tegevusetust, mis rikuvad nn liidu õigust, st EL-i õigust ja selle õigusallikaid.

Näited teemadest, millest võib teatada ettevõttesiseses teavituskanalis:

• Tõsine kriminaalne tegevus;
• Eriseaduste rikkumine, mida ettevõte on kohustatud järgima, nt keskkonnaload, ekspordilitsentsid;
• Rahapesu või terrorismi rahastamise seaduste rikkumine;
• Tõsised ohud keskkonnale, tervisele ja ohutusele;
• Tõsised rikkumised tarbijakaitseseaduste osas;
• Tõsised rikkumised privaatsuse ja isikuandmete kaitset puudutavates õigusaktides, samuti võrkude ja infosüsteemide turvalisuses;
• Muud tõsised ja sobimatud tegevused, näiteks diskrimineerivad tööprotseduurid ja ahistamine;
• Muud tõsised ebaeetilised teod, näiteks lapstööjõu kasutamine, tööjõu väärkasutamine ja inimõiguste rikkumised;
• Muud tõsised hooletused, mis mõjutavad ettevõtte olulisi huve või üksikisikute elu ja tervist.

Teate esitaja ei pea kahtlustuste kohta tõendeid omama, kuid kõik teated peavad olema tehtud heas usus ning isikul peavad olema mõistlikud alused uskuda, et teave rikkumise kohta on tõene.

Näited teemadest, millest ei peaks teatama ettevõttesiseses teavituskanalis: Kaebusi ja probleeme, mis puudutavad näiteks puudulikku juhtimist, alkoholi- või narkoprobleeme, väiksemaid vargusi töökohal, vähem tõsiseid tööohutuse ja -tervishoiu probleeme ning sarnaseid juhtumeid, ei tohiks ettevõttesiseses teavituskanalis teatada. Lisaks ei peaks ettevõttesiseses teavituskanalis reeglina teatama rikkumistest, mis mõjutavad üksnes teate esitajat ennast.

Kui töötaja soovib teatada juhtumist, mis ei kuulu ettevõttesisese teavituskanali teemade hulka, peaks ta selle asemel pöörduma oma otsese juhi või mõne teise usaldusväärse juhi poole või teatama juhtumist Eetikaliini kaudu, mis on kättesaadav intranetis.

5. Mida tähendab teavitaja kaitse?

Teavitajad on kaitstud Teavitaja kaitse seaduse alusel. See kaitse tähendab, et ettevõte ei tohi:

1. takistada või üritada takistada teate esitamist;

2. võtta kasutusele kättemaksu meetmeid (sealhulgas kättemaksuga ähvardamine) teate esitamise tõttu järgmiste isikute suhtes:

• teavitaja,
• igaüks ettevõttes, kes abistab teavitajat teate esitamisel, näiteks valitud esindaja või tööohutusspetsialist,
• igaüks ettevõttes, kes on seotud teavitajaga, näiteks sugulane või kolleeg, või
• juriidiline isik, kelle omanik, töötaja või seotud isik teavitaja on.

Takistamise näide võib olla olukord, kus ettevõte üritab veenda isikut teadet mitte esitama, karistades teda või karistusega ähvardades. Kättemaksumeede (negatiivne tagajärg) võib olla näiteks: tööst kõrvaldamine, ajutine töölt vabastamine, vallandamine, madalamale ametipositsioonil viimine, edutamisest keeldumine, palga vähendamine, ahistamine, diskrimineerimine. Sellise keelu rakendamise eelduseks on põhjuslik seos Teavitaja esitatud teate ja kättemaksu vahel.

Ettevõte ei tohi kättemaksu meetmeid rakendada ka selle tõttu, et keegi on seoses teatega pöördunud konsultatsiooni saamiseks töötajate organisatsiooni poole. Samuti ei tohi ettevõte takistada ega üritada takistada sellist konsulteerimist.

Erand kättemaksu kaitse suhtes rikkumise korral - Isik, kes paneb teavitamise või teabe hankimise käigus toime kuriteo (nt vargus, ebaseaduslik sissetung või andmeturve rikkumine), ei ole kättemaksu eest kaitstud. Kaubandussaladuse avalikustamine samadel asjaoludel on teavitaja kaitse seaduse kohaselt siiski seaduslik.

6. Välised teavituskanalid

Teavitajal on võimalus teatada rikkumisest ka välisesse teavituskanalisse, mille on loonud pädevad ametiasutused või EL-i institutsioonid, organid või asutused. Need ametiasutused on volitatud vastu võtma, jälgima ja tagasisidet andma rikkumistest teatamise osas oma vastutusalas.

Kui töötaja soovib esitada teate välisesse teavituskanalisse, peab ta esmalt võtma ühendust asjaomase valdkonna eest vastutava ametiasutusega. Asutuste nimekiri, nende vastutusvaldkonnad ja väliste teavituskanalite kontaktandmed on toodud lisas A.

7. Avalikustamine

Teatud piiratud juhtudel on Teavitajal võimalus avalikustada teavet rikkumise kohta. Avalikustamine tähendab, et teave tehakse kättesaadavaks avalikkusele. Seda saab teha mitmel viisil, näiteks edastades teabe kellelegi teisele avalikustamiseks, näiteks ajakirjanikule. Samuti saab teavet avalikustada, edastades selle isikutele, kes saavad aidata kaasa teabe levitamisele, näiteks keskkonnaorganisatsioonidele, valitud esindajatele ja teistele mittetulundusühingutele. Avalikustamine hõlmab ka Teavitaja enda poolt teabe avaldamist avalikkusele kättesaadavas meediumis, näiteks sotsiaalmeedias.

Kaitse laieneb teabe avalikustamisele, kui Teavitaja:

1. on teatanud rikkumisest välises teavituskanalis, tingimusel

a) vastuvõtja ei ole kinnitanud teate kättesaamist ega võtnud mõistlikke järelmeetmeid seoses teatega, või

b) vastuvõtja ei ole andnud mõistlikku tagasisidet järelmeetmete kohta kolme kuu jooksul teate kättesaamisest või erandlike asjaolude korral kuue kuu jooksul, kusjuures teavitajat on informeeritud tähtaja pikendamise põhjustest;

2. omab mõistlikke aluseid uskuda, et rikkumine kujutab endast vahetut või ilmset ohtu elule, tervisele, ohutusele või ulatuslikku keskkonnakahju riski, või muul põhjusel on tal õigustatud alus teabe avalikustamiseks;(Vahetu või ilmne oht võib esineda näiteks olukorras, kus töökohal puuduvad ettenähtud töövahendid või isikukaitsevahendid, seades töötajate või teiste isikute elu, tervise või ohutuse ohtu. Ulatusliku keskkonnakahju risk viitab saaste- ja tõsistele keskkonnakahjude ohtudele.)

3. omab mõistlikke aluseid uskuda, et teavitamine välises teavituskanalis tooks kaasa kättemaksu riski või ei viiks rikkumise tõhusale lahendamisele või et pädev asutus on rikkumises osaline.

8. Sõltumatu ja erapooletu isiku määramine

1. võtta vastu teateid ja võtta ühendust teavitajaga,
2. jälgida teate põhjal tehtavaid järelmeetmeid, ja
3. anda teavitajale tagasisidet järelmeetmete kohta.

Uurija kontaktandmed on toodud allpool.

9. Ettevõttesisese teavituskanali mudel

Teavitaja, kes kasutab ettevõttesisest teavituskanalit:

1. võib teatada nii kirjalikult (e-posti teel) kui ka suuliselt (telefonikõne teel) ja soovi korral läbi füüsilise kohtumise mõistliku aja jooksul (kontaktandmed allpool);
2. peab saama kinnituse, et teade on kätte saadud, seitsme päeva jooksul teate esitamisest, välja arvatud juhul, kui Teavitaja on kinnituse vastuvõtmisest keeldunud või vastuvõtjal on põhjust uskuda, et kinnitus võib paljastada teavitaja isiku;
3. peab saama tagasisidet järelmeetmete rakendamise kohta esimesel võimalusel, kuid hiljemalt kolm kuud või ettevõttevälise teavituskanali kaudu rikkumisest teavitamise korral põhjendatud juhul kuus kuud pärast rikkumisteate kättesaamist. Tagasisidet ei tule anda, kui teavitaja on tagasiside saatmise otsesõnu keelanud või on põhjust arvata, et see seaks ohtu Teavitaja konfidentsiaalsuse;
4. peab saama tagasisidet menetluse lõpptulemuse kohta, välja arvatud juhul, kui Teavitaja on selgesõnaliselt keelanud tagasisidet saata või kui on alust arvata, et see võib ohustada Teavitaja konfidentsiaalsust; 
5. vajadusel tuleb Teavitajale teatada, et teda identifitseeriv teave avalikustatakse, välja arvatud juhul, kui teave takistab või pärsib järelmeetmete eesmärki.

10. Uurimisprotsess

Uurimismeeskond

Ainult Uurijal on volitus hallata ettevõttesisese teavituskanali kaudu saadud Teavitajate juhtumeid. Töötlus on konfidentsiaalne (vt allpool). Vajadusel kaasatakse uurimisse spetsialiste, kellel on juurdepääs asjakohastele andmetele ja kes on seotud konfidentsiaalsuskohustusega.

Uurija ei tohi menetleda teateid, mille osapool ta ise on, milles tal on huvi või kus võib tekkida huvide konflikt. Sellise olukorra korral peab uurija viivitamatult sellest teavitama ettevõtte juhtatuse liikmele, kes määrab ajutise isiku teate menetlemiseks ja uurimiseks.

Teadete vastuvõtmine

Teate saamisel otsustab Uurija, kas teade tuleks vastu võtta või tagasi lükata. Kui teade võetakse vastu, rakendatakse asjakohased meetmed uurimise läbiviimiseks (vt allpool jaotist "Uurimine"). Uurija ei alusta uurimist järgmistel juhtudel:

• väidetav rikkumine ei vasta käesoleva poliitika alusel ettevõttesiseses teavituskanalis käsitletavatele juhtumitele.
• Teavitaja ei kuulu isikute kategooriasse, keda poliitika alusel peetakse teavitajaks.
• rikkumine ei ole toimunud organisatsioonis, kus Teavitaja tegutseb, on tegutsenud või võib tulevikus tegutseda.
• teade on pahatahtlik või ei ole tehtud heas usus.
• informatsioon ei ole piisav edasise uurimise läbiviimiseks.
• juhtum on juba lahendatud.

Kui teade ei kuulu käesoleva poliitika reguleerimisalasse, teavitab Uurija Teavitajat, kuhu ta võiks pöörduda, et juhtumiga edasi tegeleda.

Uurija saadab Teavitajale kinnituse teate kättesaamise kohta seitsme päeva jooksul alates teate kättesaamisest.

Suulise teate dokumenteerimine

Suulised teated dokumenteeritakse salvestise abil, mida saab säilitada püsival ja kättesaadaval kujul või koosoleku protokollide kaudu. Kui suuline teavitamine toimub muul viisil kui füüsilisel kohtumisel, võib dokumenteerimise kohustust täita ka salvestise väljatrüki või mõne muu sobiva meetodiga. Teavitaja peab andma nõusoleku teate salvestamiseks. Teavitajale tuleb anda võimalus väljatrükki või protokolli kontrollida, parandada ja allkirjastamisega kinnitada.

Uurimine

Kõiki teateid käsitletakse tõsiselt ja konfidentsiaalselt, kooskõlas käesoleva poliitikaga.

• Uurija ega keegi teine, kes on uurimisprotsessiga seotud, ei ürita tuvastada Teavitaja isikut, kui Teavitaja on otsustanud jääda anonüümseks.
• teadet ei uuri isik, keda juhtum otseselt puudutab, kes on juhtumiga seotud, kellel on huvi või kellel võib olla huvide konflikt.
• vajadusel võib Uurija saata Teavitajale järelküsimusi.
• vajadusel võib Uurija läbi viia intervjuusid juhtumist puudutatud isikutega või isikutega, kes võivad omada teavet teavitatud rikkumise kohta.
• vajadusel võib Uurija läbi viia kohtuekspertiisi IT-uuringuid või muid sarnaseid uurimisi.
• teateid hinnatakse põhjalikult ja objektiivselt.
• kui avastatakse rikkumine, võetakse tarvitusele meetmed selle lahendamiseks ja parandamiseks.
• uurimise läbiviimiseks võib kaasata nii sise- kui ka väliseksperte, kui see on vajalik teate nõuetekohaseks uurimiseks.
• ligipääs aruannetele ja teabele, mis on seotud uurimisega, on piiratud ainult Uurija ja igasuguse sise- või välistasandi eksperdiga, kes on kaasatud uurimisse.
• teavet jagatakse ainult juhul, kui see on vajalik uurimise läbiviimiseks.
• aruandeid käsitletakse konfidentsiaalsena kõigi juhtumi osapoolte poolt.
• uurimise tulemuste põhjal võib ettevõte võtta kasutusele meetmeid vastavalt tööõigusele.
• ettevõte kaitseb Teavitajat igasuguste kättemaksu või muude negatiivsete tagajärgede eest, mis on seotud teadetega. Kiusamine, ahistamine, ebaõiglane karistamine ja sellele sarnased tegevused ei ole lubatud.
• kui uurimise käigus selgub, et võib olla toime pandud kuritegu, võetakse ühendust asjakohaste ametivõimudega edasiseks uurimiseks, ning aruanne ja isikuandmed edastatakse ametivõimudele.
• teate esitaja peab saama uurijalt mõistliku ulatusega tagasisidet teostatud meetmete kohta, kolme kuu jooksul pärast kinnitust.

Uurimise lõpetamisega seotud meetmed

Kirjalikud aruanded ja suuliste aruannete dokumentatsioon koos juhtumiaruandega tuleb salvestada. Need tuleb hoida nii kaua, kui on vajalik, kuid mitte kauem kui kolm aastat. Tagasiside uurimistulemuste kohta edastatakse teavitajale.

Konfidentsiaalsuse kohustus

Teavituskanalis esitatud teavitust käsitletakse konfidentsiaalselt ning teavituse töötleja ei tohi avalikustada ei teavituse esitamist ega ühtegi teavet, mis võiks paljastada Teavitaja või muu juhtumiga seotud isiku identiteedi volitamata isikutele.Kui Teavitaja on ise osalenud eeskirjade rikkumises, antakse Teavitajale kaitse käesoleva poliitika alusel, kuid Teavitaja ei ole kaitstud distsiplinaar- või õigusliku vastutuse eest, mis tuleneb sellest, et Teavitaja on ise esitanud teavituse.

Kättemaks ei ole lubatud

Ettevõte ei luba ühelgi töötajal ahistada, kätte maksta ega diskrimineerida ühtegi teist töötajat, kes on esitanud teavituse ja kellel on olnud mõistlik alus uskuda, et teave rikkumise kohta on tõene. Ühtegi kättemaksu vormi ei tolereerita. Ükski töötaja ei saa karistada süsteemi usaldusväärses kasutamises hea usu põhjal, kuid valeväited või süsteemi kuritarvitamine võivad viia distsiplinaarmeetmete rakendamiseni vastavalt kohaldatavatele kohalikele seadustele.

Isikuandmete töötlemine

Ettevõttesisese teavituskanali raames võib ettevõte koguda ja töödelda isikuandmeid (1) Teavitaja kohta, (2) isiku(te) kohta, kelle suhtes teave esitati, ja (3) igasuguste kolmandate isikute kohta, kes on seotud uurimisega. Lähtepunktis on ainult uurijal juurdepääs isikuandmetele. Tuleb piirduda vaid nende isikuandmetega, mis on uurija jaoks vajalikuduurimise läbiviimiseks.Kui isikuandmed, mis on selgelt uurimise jaoks ebaolulised, on kogutud, tuleb need kustutada niipea kui võimalik. Muul juhul ei tohi juhtumis kogutud isikuandmeid töödelda kauem kui kolm aastat pärast juhtumi lõpetamist ja uurimistulemuste Teavitajale edastamist.SSAB HR isikuandmete kaitse poliitika, mis on leitav sisevõrgus, sisaldab täiendavat teavet selle kohta, kuidas me kogume, kasutame või jagame isikuandmeid, meie isikuandmete töötlemise õigusliku aluse kohta ja millal me isikuandmed kustutame. SSAB HR isikuandmete kaitse poliitika määratleb ka, millised õigused (ja piirangud õigustes) isikuandmete subjektidel on vastavalt GDPR-ile, õigus oma isikuandmetele juurdepääsule, õigus kustutusele, õigus täpsustusele, õigus teabele, õigus piirangule, õigus vastuväidetele ja õigus isikuandmete liikumisele.

Käesoleva poliitika rakendamine

Ettevõtte ülesanne on rakendada ja edastada käesolevat poliitikat sisemiselt ning tagada selleleligipääsetavus kõigile, kes võivad olla teavitajad vastavalt käesolevas poliitikas määratud isikukategooriatele.

Kuidas esitada teade ettevõttesiseses teavituskanalis

Kui Teavitaja ja teavituse sisu vastab eelpool nimetatud tingimustele, siis saab teate esitada ettevõttesisesesse teavituskanalisse.

Kontaktandmed ja teate esitamine

Ettevõttesisesesse teavituskanalisse teavitavate juhtumite töötlemiseks määratud isiku kontaktandmed on toodud allpool:

Ruukki Products AS

• Inna Anson
• Email: teata.rikkumisest@ruukki.com
• Telefon: 53024225

Teate saab esitada kirjalikult (e-posti teel) ja suuliselt (telefonikõne kaudu) ning soovi korral ka füüsilisel kohtumisel mõistliku aja jooksul. Kontaktandmed on toodud eespool.

Teate saab esitada eesti või inglise keeles.

Teates peab sisalduma järgmine teave:

• Millist tüüpi rikkumist on täheldatud 
• Isik või isikud, keda kahtlustatakse rikkumises 
• Millal rikkumine toimus (aeg ja koht)

Kuna on oluline, et teade saaks töödelda ohutult ja tõhusalt, peaksid andmed olema võimalikult üksikasjalikud. Samas tuleks vältida tundliku isikuandmete esitamist, kui see ei ole teate jaoks oluline.

Sa saad ise otsustada, kas tahad oma nime ja kontaktandmeid teates esitada. Kui esitad, võidakse sinuga võtta ühendust täiendava teabe saamiseks. Julgustame teate esitajat olema oma identiteedi osas avatud.

11. Lisa A

Väliste teavituskanalite loetelu

Lisas on toodud valitsuse poolt määratud pädevad ametiasutused, kes on üles seadnud ja haldavad väliseid teavituskanaleid.